Fungsi Formulir Pengiriman Barang, Contoh, dan Cara Mengisinya
Tahukah Anda apa itu formulir pengiriman barang? Biasanya formulir pengiriman barang digunakan jika akan mengirimkan barang untuk terlihat lebih profesional. Fungsi formulir pengiriman barang dalam dunia bisnis sangat vital untuk memastikan kelancaran proses pengiriman serta melacak setiap tahapan perjalanan barang. Saat barang sudah diterima, dokumen ini dapat membantu penerima dalam memeriksa barang mana yang sebelumnya telah dikirim dan memungkinkan penerima memeriksa barang apabila terjadi kehilangan. Ingin tau lebih lanjut tentang formulir pengiriman barang, fungsi, contoh, dan cara mengisinya? Yuk baca selengkapnya disini!
Apa itu Formulir Pengiriman Barang
Image Source: Freepik.com
Formulir pengiriman barang adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat dan menyediakan informasi tentang pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain. Biasanya formulir ini berisi detail tentang barang yang dikirim, seperti jenis barang, jumlah, berat, nilai, dan informasi penerima. Formulir pengiriman juga mencakup informasi pengirim, seperti nama, alamat, dan kontak. Menggunakan formulir pengiriman barang dapat memastikan semua berjalan sesuai rencana pengiriman. Selain itu penerima juga bisa memperoleh kesempatan untuk memeriksa penerimaan semua produk yang telah mereka pesan. Jika ada barang yang hilang selama pengiriman, penerima dapat menghubungi pengirim menggunakan formulir pengiriman.
Fungsi Formulir Pengiriman Barang
Formulir pengiriman barang memiliki peran yang sangat penting. Beberapa fungsi diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Dokumen Resmi untuk Legalitas Pengiriman
Formulir pengiriman barang memiliki peran krusial sebagai dokumen resmi, terutama saat mengirim barang dalam jumlah besar. Fungsinya tidak hanya memudahkan ekspedisi, tetapi juga berperan dalam menangani birokrasi di daerah tertentu. Sebagai contoh, formulir ini dapat digunakan sebagai dokumen yang sah selama pemeriksaan dari petugas keamanan dan polisi, memastikan legalitas dan keabsahan pengiriman barang.
2. Bukti Pengiriman yang Valid
Salinan formulir pengiriman juga memiliki nilai sebagai bukti pengiriman yang valid. Jika nota pengiriman telah ditandatangani oleh penerima, formulir tersebut menjadi bukti konkret bahwa paket telah sampai ke tujuan. Hal ini memberikan kepastian dan keamanan terkait pengiriman barang.
Image Source: Freepik.com
3. Surat Pernyataan Detail Barang
Formulir pengiriman berfungsi sebagai surat pernyataan yang memberikan informasi detail dan jelas tentang barang yang akan dikirim. Dokumen ini mencakup deskripsi rinci mengenai barang, seperti nama, jumlah, dan harga. Dengan demikian, formulir ini memberikan kejelasan mengenai isi pengiriman yang dapat diakses oleh berbagai pihak terkait.
4. Daftar Periksa untuk Pelanggan
Jika formulir pengiriman dikirim bersamaan dengan barang, dapat berperan sebagai daftar periksa bagi pelanggan. Ini memastikan bahwa setiap item yang tercatat dalam formulir juga ada dalam pengiriman aktual. Dengan adanya daftar periksa ini, pengirim dan pelanggan dapat memverifikasi kelengkapan barang yang dikirim, meningkatkan transparansi dan kepuasan pelanggan.
Contoh Formulir Pengiriman Barang
Formulir barang memiliki beberapa contoh yang diklasifikasikan berdasarkan tujuannya. Berikut ini adalah contohnya:
1. Formulir Pengiriman Barang Umum
2. Formulir Pengiriman Barang JNE
3. Formulir Pengiriman Barang PT POS Indonesia
4. Formulir Pengiriman Barang TIKI
Informasi yang Wajib Ada dalam Formulir Pengiriman Barang
Image Source: Freepik.com
Formulir pengiriman barang umumnya berisi data-data tentang barang yang akan dikirim. Berikut adalah informasi yang wajib ada dalam formulir pengiriman barang:
- Data Pengirim Barang
- Nama lengkap pengirim.
- Alamat lengkap pengirim.
- Nomor telepon yang dapat dihubungi pengirim.
- Data Penerima Barang
- Nama lengkap penerima.
- Alamat lengkap penerima.
- Nomor telepon yang dapat dihubungi penerima.
- Informasi tentang Barang
- Jenis barang yang akan dikirim.
- Berat barang.
- Jumlah barang.
- Tanggal Pengiriman Barang
- Tanggal ketika barang akan dikirimkan. Ini bisa mencakup tanggal pengisian formulir atau tanggal yang diinginkan untuk pengiriman barang.
- Biaya Pengiriman Barang
- Catatan biaya yang dikeluarkan untuk pengiriman barang. Ini mencakup biaya dasar pengiriman dan mungkin biaya tambahan jika ada.
- Nomor Resi Pengiriman Barang
- Nomor resi pengiriman yang sudah ditentukan oleh jasa ekspedisi yang digunakan. Nomor ini penting untuk pelacakan dan verifikasi status pengiriman.
- Tanda Tangan Pengirim Barang
- Tanda tangan pengirim sebagai tanda persetujuan dan keabsahan transaksi. Tanda tangan ini menciptakan bukti bahwa pengirim setuju untuk melakukan pengiriman.
Mengisi formulir pengiriman barang dengan informasi ini akan membantu memastikan bahwa proses pengiriman berjalan lancar dan sesuai dengan harapan. Pastikan untuk memberikan informasi yang akurat dan lengkap untuk mencegah kesalahan atau masalah selama proses pengiriman.
Bagaimana Cara Mengisi Formulir Pengiriman Barang?
Image Source: Freepik.com