Apa itu Delivery Note? Pengertian, Jenis, Fungsi, dan Contohnya
Siapa disini yang tidak tau tentang delivery note? Delivery note memiliki fungsi utama untuk membantu pemilik usaha dalam memeriksa sekaligus mengetahui apakah barang yang telah konsmen terima sudah sesuai atau tidak. Sesuai namanya, delivery note merupakan dokumen penting yang dilampirkan pada barang kiriman. Oleh karena itu delivery note adalah hal penting yang menunjang bisnis, baik UMKM maupun bisnis besar. Ingin tau lebih lanjut tentang pengertian delivery note, jenis, fungsi, dan contohnya? Yuk baca selengkapnya disini!
Apa itu Delivery Note?
Image Source: Freepik.com
Delivery note, atau disebut juga nota pengiriman, adalah dokumen tertulis yang menyertai pengiriman barang dari penjual kepada pembeli. Dokumen ini berisi informasi mengenai barang yang dikirimkan, jumlahnya, dan detail lainnya terkait pengiriman. Delivery note seringkali mencakup informasi seperti nama dan alamat penerima, tanggal pengiriman, daftar barang beserta jumlahnya, dan keterangan tambahan jika diperlukan. Dokumen ini juga dapat digunakan sebagai referensi oleh pihak logistik dan sebagai bukti bahwa pengiriman telah terjadi. Dalam konteks bisnis, delivery note dapat membantu mengurangi potensi kesalahan dan memastikan transparansi dalam proses pengiriman barang.
Jenis – Jenis Delivery Note
Image Source: Freepik.com
Delivery note memiliki banyak jenis, sesuai kebutuhan. Macam-macam delivery note ini harus diperhatikan berdasarkan aktivitas pengirimannya. Beberapa jenis delivery note diantaranya sebagai berikut
1. Delivery Note untuk Pengiriman Barang
Delivery note untuk pengiriman barang merupakan dokumen krusial yang digunakan sebagai bukti pengiriman. Dengan memuat informasi rinci mengenai produk yang dikirim, seperti jenis produk, jumlah, dan keterangan tambahan, dokumen ini tidak hanya menjamin keamanan pengiriman tetapi juga meningkatkan kredibilitas bisnis. Penting untuk menyusun delivery note dengan akurat agar pembeli memiliki keyakinan penuh terhadap transaksi dan untuk mempermudah proses arsip.
2. Delivery Note untuk Penjualan Barang
Delivery note untuk penjualan barang memiliki peran penting dalam memonitor sampainya barang di tangan pembeli. Terbagi menjadi dua kategori, yakni kredit dan penjualan tunai, dokumen ini memberikan petunjuk terkait status transaksi. Delivery note kredit menandakan bahwa pelanggan menerima barang dengan status hutang, sementara delivery note penjualan tunai menjadi bukti bahwa transaksi telah selesai dan pembayaran dilakukan secara kontan. Dengan adanya delivery note, pemilik bisnis dapat memantau dan memastikan kelancaran proses penjualan.
3. Delivery Note untuk Retur Barang
Saat pelanggan mengembalikan barang, delivery note untuk retur barang menjadi dokumen penting yang mencatat informasi terkait barang yang dikembalikan, alasan retur, dan langkah-langkah selanjutnya. Proses retur barang melibatkan kepuasan pelanggan, dan delivery note ini membantu menjaga transparansi dan akurasi dalam menangani pengembalian produk. Dengan memiliki delivery note yang lengkap, pemilik bisnis dapat merespons retur barang dengan efektif dan memastikan kepuasan pelanggan terjaga.
Fungsi Delivery Note
Image Source: Freepik.com
Delivery note memiliki peran yang sangat krusial dalam industri pengiriman barang dan berbagai aspek bisnis. Beberapa fungsinya antara lain:
1. Sebagai Dokumen Resmi Perusahaan Pengiriman
Delivery note berfungsi sebagai dokumen resmi yang mendukung kelancaran pengiriman barang, terutama dalam pemeriksaan keamanan lintas daerah atau internasional. Keberadaannya membantu pihak ekspedisi untuk memenuhi persyaratan dokumen resmi.
2. Sebagai Bukti Valid Pengiriman
Dokumen ini menjadi bukti pengiriman yang valid bagi pelanggan. Informasi yang terdapat dalam delivery note menjadi acuan penting untuk memverifikasi pengiriman barang. Selain itu, delivery note juga menjadi bukti sah bagi penjual, menunjukkan bahwa tanggung jawab pengiriman barang telah dilaksanakan.
3. Sebagai Letter of Statement
Delivery note memuat informasi rinci mengenai produk yang dikirim, seperti nama, jumlah, dan bahan produk. Sebagai letter of statement, dokumen ini memberikan deskripsi barang yang jelas dan rinci, memberikan pemahaman yang baik tentang isi pengiriman.
4. Sebagai Company Branding
Meskipun bukan dokumen wajib, penggunaan delivery note dapat menjadi bentuk layanan tambahan dari penjual kepada pembeli. Ini menciptakan peluang untuk meningkatkan citra bisnis dan menunjukkan kredibilitas. Delivery note dapat menjadi alat branding yang sederhana tetapi efektif, memberikan dampak positif dalam hubungan antara pelanggan dan penjual.
Pemanfaatan delivery note dengan baik tidak hanya memenuhi kebutuhan administratif tetapi juga dapat membentuk persepsi positif terhadap bisnis. Dalam jangka panjang, delivery note dapat menjadi salah satu faktor yang mendorong pembelian berulang dan memperkuat hubungan antara pelanggan dan penjual.
Perbedaan Delivery Note dan Delivery Order
Delivery note dan delivery order adalah dua dokumen terkait pengiriman barang, tetapi memiliki perbedaan dalam konteks fungsional dan penggunaannya. Berikut adalah beberapa perbedaan utama antara delivery note dan delivery order:
1. Fungsi Utama
- Delivery Note: Fungsinya utamanya adalah sebagai bukti pengiriman barang dan mencatat informasi rinci mengenai barang yang dikirim. Dokumen ini sering digunakan untuk memverifikasi penerimaan barang oleh pelanggan.
- Delivery Order: Fungsinya lebih bersifat instruksi atau perintah pengiriman. Delivery order dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pihak pengirim (ekspedisi) untuk memberikan arahan terkait barang yang akan dikirimkan.
2. Pihak yang Mengeluarkan
- Delivery Note: Umumnya dikeluarkan oleh pihak penjual atau pihak yang mengirim barang kepada pembeli.
- Delivery Order: Dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pihak pengirim atau ekspedisi yang akan melaksanakan pengiriman.
3. Penerima Dokumen
- Delivery Note: Biasanya diterima oleh pelanggan atau penerima barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
- Delivery Order: Diterima oleh pihak ekspedisi atau pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pengiriman.
4. Isi Dokumen
- Delivery Note: Memuat informasi rinci mengenai barang yang dikirim, seperti jenis barang, jumlah, dan keterangan tambahan. Berfungsi sebagai bukti penerimaan barang.
- Delivery Order: Memuat instruksi atau perintah pengiriman, termasuk informasi mengenai barang yang akan dikirim, alamat penerima, dan ketentuan pengiriman.
5. Waktu Penerbitan:
- Delivery Note: Diterbitkan setelah barang dikirim dan sebelum atau pada saat barang diterima oleh pelanggan.
- Delivery Order: Diterbitkan sebelum pengiriman barang sebagai instruksi atau perintah untuk pihak ekspedisi.
Perbedaan ini mencerminkan peran dan fungsi masing-masing dokumen dalam rantai pengiriman barang. Delivery note lebih berfokus pada bukti penerimaan barang dan informasi rinci untuk pelanggan, sementara delivery order lebih terkait dengan instruksi atau perintah untuk pelaksanaan pengiriman oleh pihak ekspedisi.
Contoh Delivery Note
Image Source: Freepik.com
Kesimpulan
Delivery note, juga dikenal sebagai nota pengiriman, merupakan dokumen penting yang menyertai pengiriman barang dari penjual kepada pembeli. Fungsinya mencakup bukti pengiriman, catatan rinci mengenai barang yang dikirim, dan informasi seperti nama penerima, alamat, tanggal pengiriman, serta daftar barang beserta jumlahnya. Dokumen ini mendukung kelancaran pengiriman, memberikan bukti validitas kepada pelanggan, dan memiliki peran dalam statement produk serta branding perusahaan. Jenis-jenis delivery note mencakup pengiriman barang, penjualan barang, dan retur barang, masing-masing dengan fungsi yang spesifik. Kesimpulannya, delivery note bukan hanya alat administratif, tetapi juga memiliki dampak positif terhadap citra bisnis dan hubungan pelanggan-penjual, berpotensi mendorong pembelian berulang.
Baca artikel selanjutnya tentang Apa itu On Process? Dalam Pengiriman Logistik
___________________________________________________________________
Itulah pengertian tentang delivery order. Jika kalian sedang membutuhkan jasa ekspedisi terbaik yang aman dan terpercaya untuk mengirimkan berbagai barang, pilihlah Terminal Cargo Indonesia. Jangan ragu untuk memilih jasa ekspedisi yang terpercaya dan terbaik untuk memenuhi kebutuhan pengiriman barang Anda di seluruh Indonesia ya! Siap untuk mengirim barang Anda dengan Terminal Cargo Indonesia? Yuk hubungi kami di sini!